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Geräte- und Materialverwaltung

Bestandsverwaltung | Wartung | Kosten | Warenwirtschaft

Das Modul Geräte- und Materialverwaltung (GMV) dient der optimalen Verwaltung von Geräten und Verbrauchsmaterialien.

GMV Flyer


Diverse Auswertungen

Neben der Bestandsverwaltung stehen diverse Auswertungen zur Verfügung, die einen schnellen Überblick geben:
Was befindet sich wo
Wieviele Geräte sind vorhanden
Wer benutzt aktuell welches Gerät

Weitere Auswertungen wie anstehenden Beschaffungen aufgrund Verfallsdatum sowie Abschreibungen können jederzeit schnell und übersichtlich erstellt werden. Die Funktionsbereiche der GMV können frei konfiguriert und so flexibel an bereits vorhandene, individuelle Abläufe angepasst werden.

Für spezielle Geräte oder Produkte wie...

...sind speziell angepasste und optimierte Formulare vorhanden.


Mozart SP. Die mobile Geräteverwaltung.

Mobile Erfassungssysteme helfen bei täglichen Routinearbeiten. Je nach Aufgaben- und Einsatzbereich stehen verschiedene Ausführungen mobiler Erfassungssysteme zur Verfügung.

Eine optimale Ergänzung zu der stationären PC-Lösung ist Mozart SP - die mobile Softwarelösung der LIS GmbH. Die meisten Geräte befinden sich nicht dort, wo der PC steht. Mit Mozart SP sind Sie flexibel und erfassen die Daten dort, wo sie anfallen.


Stammdaten und Konfiguration

Grundlage für eine optimale Verwaltung von Geräten und Materialien ist eine flexible Konfiguration und Abbildung vorhandener Strukturen.

Die vorkonfigurierten Informationen werden den Gerätearten zugewiesen und bei der Erfassung einzelner Geräte übernommen. Zudem können alle Informationen für jedes Gerät individuell angepasst werden.

  • freie Definition von Abteilungen und Funktionsbereichen
    z. B. Fahrzeuge, Atemschutz, Schlauchwerkstatt, Medizintechnik, Apotheke
  • Gruppierung der Abteilungen
    Beispiel Fahrzeuge: Feuerwehr (ELW, TLF, DL usw.)
  • Definition der Geräteart
    Standard: jedes Gerät mit eigener Inventarnummer
    Verbrauch: Ölbindemittel, Medikamente usw.
    Zubehör: Werkzeugkasten, der Kleinteile (Zubehör) enthält
  • konfigurierbare Inventarnummern (bis 14-stellig)
    Der Inventarbereich kann je Abteilung/Geräteart/Typ frei definiert werden.
  • Standortdefinition bis zum Gerätefach
    Wo befindet sich ein Gerät
  • Technische Zusatzangaben je Geräteart
    freie Definition von Zusatzfeldern für technische Daten je Geräteart
  • Angaben für Buchhaltung und Abschreibungen
    Wann für welchen Preis gekauft, Lebensdauer, Abschreibungsart und -dauer
  • Garantie-, Gewährleistungs-, Serviceinformation
    Leistungsdauer jeweils für Hersteller und Lieferant, Serviceinformationen, wer wartet das Gerät

Benutzerrechte: Nicht jeder darf alles

Sind mehrere Personen für die Verwaltung der Geräte zuständig, besteht die Anforderung, die Zugriffsrechte detailliert zu vergeben. Für einzelne Personen oder Gruppen können die Rechte auf eine Abteilung, eine Geräteart oder einen Gerättyp eingeschränkt werden.


Geräteerfassung und Verwaltung

Basierend auf den Stammdaten können Geräte einzeln oder im Stapel erfasst werden. Dabei können Inventarnummern manuell eingegeben oder automatisch generiert werden. Auf Wunsch wird ein Barcode generiert.


Beispiel:

10 neue Defibrillatoren werden gekauft. Die identischen Daten der Geräte werden einmal eingegeben, die Anzahl auf 10 gesetzt und gespeichert. Individuelle Daten wie Serien-/Chargennummer können nun in eine Liste eingetragen werden. Fertig!

Zu jedem Gerät können bei der Ersterfassung eine Vielzahl von weiteren Daten erfasst bzw. aus vordefinierten Listen gewählt werden.

  • Eigentümer / Nutzer / Besitzer
    Eigentümer: Eine Organisation verwaltet und wartet eigene (kommunal) und fremde (Firma) Geräte
    Nutzer: bei welcher Einheit befindet sich das Gerät
    Besitzer: welche Person (Personaldatei) hat den Meldeempfänger
  • Standort / Lagerplatz
    Vom Gebäude bis hin zu einem Raum, Schrank, Lagerplatz kann der Standort in einer Baumstruktur definiert werden.
  • Technische Zusatzangeben je Geräteart
  • Angaben zur Buchhaltung und Abschreibung je Gerät
  • Dokumente / Medien
    Beliebige Dateien wie Bilder, Betriebsanleitungen, Videos, Schadensmeldungen können zu einem Gerät gespeichert werden.
  • Historie: Der Lebenslauf eines Gerätes
    Alle Änderungen an den Daten eines Gerätes werden in einer Historie gespeichert. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, wo ein Gerät war, wann es geprüft wurde, wie oft es den Besitzer gewechselt hat usw.

Eine Vielzahl von weiteren Angaben können zu jedem Gerät erfasst werden. Dieses sind u. a. Informationen wie:

  • Ist das Gerät prüfpflichtig? Wann ist welche Prüfung fällig?
  • Ist das Gerät mit anderen Geräten verknüpft? Welche SIM-Karte steckt in welchem Mobiltelefon?

Nicht alle Angaben sind Pflicht, doch einmal erfasst, helfen sie später, viele Fragen zu beantworten.


Geräteerfassung: Verwaltung der Kleiderkammer

Eine besondere Abteilung innerhalb der Geräte- und Materialverwaltung stellt die Kleiderkammer dar. Mit eigenen Bearbeitungsformularen ist eine schnelle Bearbeitung aller Vorgänge, wie die Ausgabe und Rücknahme, möglich.


  • Definition von beliebigen Grundausrüstungen
  • Schnelle Ausgabe der Grundausrüstung an eine Person
  • Rücknahme von Ausrüstung
  • Ausgabe & Rücknahme mit Quittungsdruck:
    Bei jeder Ausgabe kann eine Quittung erzeugt und mit Unterschrift versehen werden. Alternativ besteht die Möglichkeit, mit seinem persönlichen Fingerabdruck zu unterschreiben.
  • Übersicht, welche Ausrüstung eine Person hat
  • Punktesystem
  • Optimale Unterstützung mit Barcode/RFID

Die tägliche Arbeit optimieren

Um die tägliche Arbeit zu optimieren, stehen für Routinearbeiten, wie die Ausgabe und Rücknahme, Verlagerung von Geräten und Material, spezielle Bearbeitungsformulare zur Verfügung. Alle Vorgänge sind manuell möglich. Optimiert werden diese Abläufe beim Einsatz von Barcode/RFID.

  • Ausgabe aus verschiedenen Abteilungen an eine Einheit
    Schnell lassen sich Geräte für die Ausgabe oder Verlagerung aus verschiedenen Abteilungen zusammenstellen und z. B. an eine Einheit ausgeben.
  • Verlagerung von Material/Geräten von einem Standort an einen anderen
    Mit wenigen Mausklicks verlagern Sie Geräte von einem Standort/Lagerplatz an einen anderen. Ob alle Geräte eines Fahrzeugs auf ein anderes verlagert werden oder Medikamente aus dem Lager an eine Wache ausgegeben werden - optimierte Funktionen erleichtern die tägliche Arbeit.
  • Kontrolle durch Quittungsdruck und elektronischen Fingerabdruck
  • Stückliste - der schnelle Überblick
    Die Stückliste ist eine Übersicht mit einer Vielzahl von Sortier- und Suchfunktionen. Diese Liste unterstützt u. a. bei der Inventur oder bei der Ermittlung, wieviel Geräte zu welchem Preis gekauft wurden.
  • Löschfunktion - nichts geht verloren
    Wird ein Gerät aus dem Bestand "gelöscht", weil es verloren gegangen ist, im Einsatz defekt wurde oder aufgrund seines Alters nicht mehr einsatzfähig ist, bleiben die Daten für weitere Auswertungen zunächst erhalten. Im regulären Bestand ist dieses Gerät allerdings nicht mehr sichtbar.
  • Historie
    Alle Änderungen an den Daten eines Gerätes werden in einer Historie gespeichert. So lässt sich jederzeit nachvollziehen, wo ein Gerät war, wann es geprüft wurde, wie oft es den Besitzer gewechselt hat, usw.

Wartungstermine - und kosten

Die Verwaltung und Bearbeitung regelmäßiger Prüfungen erfolgt im Wartungsmodul. Hier sind die Erfassung der Prüfwerte aber auch die anfallenden Kosten zu erfassen. Auch anfallende Reparaturen, Verschleiß oder Unfall können hier erfasst und bearbeitet werden.

  • Wartungstermine: Ein schneller Überblick
    Bei Programmstart wird dem Gerätewart eine Übersicht der notwendigen Termine/Prüfungen angezeigt. Unterteilt nach "noch nicht erfolgte", "heute anstehende" oder "in den nächsten 30 Tagen" anstehende Prüfungstermine bietet die Übersicht eine optimale Planungsmöglichkeit.
  • Definition beliebiger regelmäßiger Prüfanweisungen
    - nur für einen Gerätetyp
    - für einen bestimmten Hersteller
    - eine bestimmte Baureihe, Baujahr
    - unterschiedlichen Prüfzyklen
    - beliebigen Prüfkriterien mit Soll/Ist-Vergleich
  • Wartung und Reparatur
    Alle Tätigkeiten, die bei der Wartung oder Reparatur anfallen, werden genau protokolliert. Alle Prüfwerte werden dokumentiert und sind nach Abschluss der Wartung nicht mehr manipulierbar.
  • Wartungskosten
    Anfallende Kosten können nach Fremdkosten, Materialverbrauch, Personalkosten getrennt erfasst und ausgewertet werden. Ein eigenes Materiallager für Verbrauchsmaterialien steht zur Verfügung.
  • Auswertungen
    Zu jedem Zeitpunkt können Auswertungen erfolgen: Wieviele Wartungen sind erfolgt, welche Kosten wurden verursacht, welche Abteilung oder ein einzelnes Gerät?

Mobile Datenverwaltung

Vielfach werden heute noch Tätigkeiten und Prüfungen auf Papier erfasst und später in den Rechner eingetragen. Doppelte Arbeit, die durch mobile Erfassungsgeräte vermieden werden kann. Informationen dort erfassen, wo sie anfallen - dann bleibt auch Zeit für weitere wichtige Arbeiten des Gerätewartes.

  • Materialannahme- und ausgabe
  • Prüfungen
  • Inventur vor Ort

Bis auf die Neuerfassung eines Gerätes mit seinem Stammdaten können mit der mobilen Erfassungseinheit alle Tätigkeiten direkt bearbeitet werden. Mit einem integrierten Barcode- oder RFID-Scanner können diese Abläufe optimiert und beschleunigt werden. Zurück im Büro werden die Informationen mit dem stationären System abgeglichen. Fertig!

Die Daten von Geräten beliebiger Abteilungen oder nur einzelner Abteilungen lassen sich definiert auf die mobile Einheit überspielen.


Barcode / RFID

Eine Optimierung vieler täglicher Routinearbeiten kann durch den Einsatz mobiler Erfassungsgeräte in Verbinung mit Barcode und RFID erfolgen. Die LIS-Software unterstützt hier verschiedene Möglichkeiten und Kombinationen. Je nach Einsatzbereich eignet sich ein Barcode oder RFID besser. Hier ist Planung erforderlich, um die indivduellen Anforderungen optimal zu erfüllen.

Gerade im Bereich RFID stehen eine Vielzahl von verschiedenen technischen Varianten zur Verfügung. Hier beraten wir Sie gerne zusammen mit unseren kompetenten Partnern.

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PMR Expo 2017

28. - 30. November 2017

-- Koelnmesse --

Besuchen Sie uns auf unserem Gemeinschaftsstand mit Conet GmbH, Synectic Systems GmbH, Erich Keller AG und Barco.

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